Vapaa-ajattelijain liitto ry:n kesäkuussa pidettävän liittokokouksen kokouskutsut on lähetetty huhtikuussa liiton jäsenyhdistyksille. 

Kutsukirjeet lähetettiin kirjattuina kirjeinä. Osa kutsukirjeistä on osoitettu jäsenyhdistykselle ilman nimettyä henkilöä. Tällaista postilähetystä jäsenyhdistyksen kirjeenvaihtaja ei saa noudettua edes sillä valtakirjalla, joka on saapumisilmoituksen kääntöpuolella. 

Postilähetyksen vastaanottamiseksi noutajalla pitäisi olla sekä valtakirja yhdistyksen nimenkirjoittajalta että yhdistysrekisteriote, joka todistaa valtakirjan allekirjoittajan olevan yhdistyksen nimenkirjoittaja. Yhdistysrekisteriote on maksullinen. 

Yhdistyslain mukaan tällainen tiedoksianto tulee antaa tiedoksi henkilölle, jolla on oikeus yksin tai yhdessä toisen kanssa kirjoittaa yhdistyksen nimi. Jos näin ei tapahdu, on sama kuin tiedoksiantoa ei olisi annettu lainkaan. Tulos on sama, jos lähetyksen vastaanottaa henkilö, jolla ei ole siihen oikeutta. 

Kun liittokin on yhdistys, sille itselleenkin olisi tärkeää tietää, milloin sille on laillisesti ja sitovasti tullut tiedoksianto esimerkiksi joltakin viranomaiselta (haasteet yms.). Tällaisen tiedon omaaminen auttaisi sitä palvelemaan paremmin jäsenyhdistyksiä ja välttämään virheitä sekä tarpeettomia lisäkustannuksia. 

Nyt kokouskutsuja jää postiin. Ne palautuvat aikanaan lähettäjälle. Vapaa-ajattelijain liitto ei välitä hoitaa hallintoasioita oikein, vaikka sen tiedossa on jäsenyhdistysten nimenkirjoittajat. Lähettämällä kutsuja yllä kerrotulla tavalla, liitto itse toimii siten, että jäsenyhdistykset eivät saa kokouskutsuja. Kokouskutsussa tulee mainita mm. kokouksen pitopaikka ja aika, jotka ovat välttämättömiä tietoja niille, joilla on oikeus osallistua kokoukseen ja jotka haluavat osallistua kokoukseen. 

Vuoden 2011 liittokokouksenkin alla tapahtui laiminlyöntejä liittokokouskutsujen lähettämisessä. Esimerkiksi Vaasan Vapaa-ajattelijat ry:lle ei ensin lähetetty kutsua ollenkaan. Myöhemmin kutsu lähetettiin paljon sen jälkeen, kun kutsut olisi tullut sääntöjen mukaan lähettää (60 päivää ennen kokousta). Kutsu Vaasan yhdistykselle lähetettiin kuitenkin ennen kokousta. 

Liiton tiedossa on jäsenyhdisten nimenkirjoittajat. Helsingin yliopiston vapaa-ajattelijayhdistys Prometheus ry:n nimenkirjoittaja Janne Vainio sai kutsun vuoden 2011 liittokokoukseen omalla nimellään. Nyt lähettämistapaa oli muutettu ja aiheutui tällainen vahinko.

Kimmo Sundström